Die Möglichkeit, ein geschäftliches Smartphone auch privat nutzen zu dürfen, stellt einen attraktiven Vorteil für Mitarbeiter dar. Dieser Benefit reflektiert die wachsende Verschmelzung von Berufs- und Privatleben und bietet den Mitarbeitern die neueste Technologie ohne zusätzliche Kosten. Unternehmen, die solche Programme anbieten, können so die Zufriedenheit ihrer Mitarbeiter steigern und sich als moderne und mitarbeiterfreundliche Arbeitgeber positionieren. Die private Nutzung stellt Unternehmen allerdings auch vor die Herausforderung, ihre geschäftlichen Daten zu schützen und sie von den privaten Inhalten zu trennen.

Wenn es um die Sicherheit und Vertraulichkeit von Unternehmensdaten geht, ist es von enormer Wichtigkeit, dass Unternehmen klare Richtlinien und Einstellungen in ihren Mobile Device Management (MDM)-Systemen konfigurieren. Diese Maßnahmen sollen sicherstellen, dass Unternehmensdaten nicht versehentlich in private Cloudspeicher gelangen oder über private Apps an Dritte weitergegeben werden. Eine sorgfältige Konfiguration und regelmäßige Überprüfung der MDM-Einstellungen sind unerlässlich, um Datenlecks zu vermeiden und die Integrität der Unternehmensinformationen zu wahren.

Sowohl Apple als auch Google haben in ihren Betriebssystemen (iOS, iPadOS und Android) Funktionen verankert, um eine Datentrennung auf den Geräten durch ein MDM-System zu garantieren:

iPhones und iPads bieten mehrere Verwaltungsoptionen, wie die verwaltete Appverteilung, verwaltete Accounts und das verwaltete Öffnen von Geschäftsdaten.
Bei der verwalteten Appverteilung werden alle geschäftlichen Apps über die Geräteverwaltung auf den Geräten installiert, bzw. über einen unternehmenseigenen AppStore zur Verfügung gestellt. Diese Apps können ohne einen sonst zwingend benötigten Apple Account heruntergeladen und installiert werden. Weitere Einstellungsmöglichkeiten verhindern, dass diese Apps Daten in der iCloud ablegen.
Verwaltete Accounts geben den Anwender die Option, schnell und einfach auf die geschäftlichen Emails und Kontakte zuzugreifen. Das verwaltete Öffnen regelt, ob geschäftliche Daten und Accounts in privaten Apps genutzt und Inhalte aus geschäftlichen Apps in private Apps kopiert werden dürfen.

Bei verwalteten Android Geräten sind viele Voreinstellungen bei der Geräteeinrichtung und -registrierung im Verwaltungssystem möglich.
Auf geschäftlichen Geräten mit erlaubter privater Nutzung und auch Privatgeräten mit einem verwalteten Arbeitsprofil werden zwei Bereiche für den Anwender geschaffen. Ein privater Bereich, in dem eigene Konten und Apps eingerichtet werden können und das separat verschlüsselte Arbeitsprofil. Hier befinden sich alle geschäftlichen Inhalte, wie Apps, Accounts und Daten. Bei den meisten Verwaltungslösungen wird standardmäßig das Teilen von geschäftlichen Daten aus dem Arbeitsprofil mit dem privaten Profil unterbunden. Das Teilen von privaten Inhalten an geschäftliche Apps kann erlaubt werden.

Viele Anwender schätzen die hochwertigen Kameras der bereitgestellten Geräte und nutzen sie sowohl für persönliche als auch für berufliche Zwecke. Dies führt oft dazu, dass ohne klare Trennung alle Arten von Bildern – von Urlaubsschnappschüssen bis hin zu wichtigen Dokumenten – in einem einzigen Cloud-Konto gespeichert werden. Es ist wichtig, sich der Datenschutzrisiken bewusst zu sein und gegebenenfalls die Einstellungen für die Synchronisierung und Speicherung von Daten zu überprüfen und anzupassen.
Geschäftliche Foto-Apps, die Bilder in einem separaten Speicher sichern, bieten eine Lösung, um die Einhaltung von Datenschutzrichtlinien zu gewährleisten. Allerdings kann die Benutzerfreundlichkeit darunter leiden, wenn solche Apps nicht alle Kamerafunktionen unterstützen oder die Nutzung nicht intuitiv ist. Bei iOS-Geräten besteht darüber hinaus die Möglichkeit, den Zugriff auf die iCloud-Fotobibliothek zu beschränken, während bei Android-Geräten keine weiteren Einschränkungen vorgenommen werden können.

Betriebssysteme wie iOS, iPadOS und Android bieten umfassende Funktionen für MDM-Systeme, die eine effektive Trennung von beruflichen und persönlichen Daten ermöglichen und einen versehentlichen Datenverlust verhindern. Dennoch bleibt der Faktor Mensch ein großes Sicherheitsrisiko. Durch ausführliche Einweisungen, gezielte Schulungen und detaillierte Handbücher können Anwender jedoch effektiv darauf vorbereitet werden, sensible Daten zu schützen.